STUDI KASUS
UJIAN TENGAH SEMESTER
Edna Sylvia_4217402
STUDI KASUS
ANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
ANALISIS SISTEM
Analisis sistem adalah sebuah tahapan yang dilakukan untuk menganalisis permasalahan atau mencari kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem yang lama. Tahapan analisis sistem dilakukan setelah tahapan perencanaan dan sebelum tahapan desain sistem. Tahapan analisis sistem merupakan sebuah tahapan yang sangatlah penting, hal ini dikarenakan apabila terjadi kesalahan dalam melakukan analisi sitem maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melakukan analisis sistem adalah identifikasi masalah, yaitu mencari permasalahan atau kelemahan yang terdapat pada sistem lama (sistem yang sebelumnya digunakan). Permasalahan yang ada pada system lama merupakan suatu penghambat dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehingga harus dicarikan pemecahan dari masalah tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai dengan keinginan pengguna.
IDENTIFIKASI MASALAH
Permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem lama merupakan suatu penghambat dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehingga harus dicarikan pemecahaan dari masalah tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai dengan keinginan pengguna. Melihat kondisi pada sistem manual yang masih dipakai oleh perpustakaan Sekolah Toan Hwa ini ,sistem proses sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), pendaftaran anggota dan penelusuran buku masih dilakukan secara manual. Seperti halnya sistem peminjaman, cara peminjaman buku disana masih menggunakan sistem manual, yaitu menggunakan buku kemudian admin mencatat jenis buku apa yang dipinjam serta mencatat tanggal pengembalian buku. Setiap kelas mempunyai absensi pada perpustakaan, jadi setiap siswa yang meminjam buku itu biasanya harus melakukan tanda tangan di buku yang dipegang admin.
Sistem pengembalian juga dilakukan secara manual, jika telat sehari itu akan dikenakan denda. Sistem pencarian buku pada Sekolah Toan Hwa juga masih menggunakan sistem manual yaitu melihat kode atau jenis buku pada rak-rak bukunya. Ini merupakan permasalahan serta kelemahan dari sistem manual yang masih dipakai oleh perpustakaan Sekolah Toan Hwa.
ANALISIS KELEMAHAN SISTEM
Pengembangan sistem informasi memerlukan analisis yang tepat untuk bisa memetakan terlebih dahulu masalah dan kelemahan pada sistem lama. Ada beberapa metode yang digunakan diantaranya analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan service) yaitu dengan melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Dari analisis ini biasanya biasanya didapatkan masalah utama. Berikut penjabaran analisisnya sehingga akan mendapatkan solusi yang strategis.
ANALISIS KINERJA
Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Melihat kondisi dan situasi dilapangan, kinerja Sekolah Toan Hwa dalam pengolahan data sirkulasi perpustakaan selama ini masih bersifat manual sehingga pemrosesan data masih kurang efektif. Hal ini dilihat dalam proses pencarian data anggota. pembuatan laporan masih menggunakan manual sehingga dalam proses pengolahan data membutuhkan waktu yang lama khususnya dalam pembuatan laporan. Disamping itu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pengolahan data anggota yang tertunda dan waktu untuk melakukan perbaikan juga masih sangat lama, sehingga dalam kinerja sistem membutuhkan adanya perbaikan sistem. Pada sistem lama Jumlah produksi kinerja membutuhkan 3 orang. Proses pencatatan data buku yang masuk dan data keluar yang keluar membutuhkan waktu 10-15 menit untuk setiap proses. Sedangkan untuk pembuatan laporannya bisa sampai 1-2 hari.
ANALISIS INFORMASI
Kemampuan sistem informasi yang baik, sebuah organisasi akan mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Informasi yang didapat dari output, input dan penyimpanan data atau informasi itu sendiri. Output yang dihasilkan sistem selama ini belum bagus dan membutuhkan waktu yang lama. Pemasukan data tidak dapat diproses dengan cepat dan bertumpuk-tumpuk sedangkan untuk penyimpanan data juga belum aman masih dalam bentuk lembaran-lembaran dalam buku.
PARAMETER
|
HASIL ANALISIS
|
Akurat
|
Sistem yang digunakan sekarang adalah sistem manual, sehingga tingkat kesalahan masih cukup banyak. Sebagai contoh, dalam pengulangan data laporan siswa.
|
Relevan
|
Informasi yang dihasilkan kurang lengkap bagi pengguna.
|
Tepat Waktu
|
Informasi yang seharusnya selesai dalam satu hari, menjadi harus dua hari penyelesaiannya.
|
Dari penjelasan diatas, menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualitas. Maka perlu pengembangan sistem informasi yang mampu menyelesaikan data yang diinputkan dan dapat memberi kemudahan atau bantuan pada setiap anggota perpuskataan dalam merekap data, dan input data. Pada sistem lama informasi yang disajikan bersifat kurang akurat karena dapat terjadi kesalahan proses pencatatan data dan terhambatnya pembuatan laporan karena data yang bertumpuk-tumpuk. Informasi yang disajikan bersifat kurang tepat (tepat waktu), karena masih sering terjadi keterlambatan atau salah pencatatan. Informasi yang disajikan kurang relevan terbukti dengan adanya informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan bagian unit koordinator.
ANALISIS EKONOMI
Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan sejauh mana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial lembaga pendidikan. Adanya pemborosan waktu dan alat-alat maka otomatis terjadi pembengkakan biaya yang masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas, buku dan peralatan sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Seperti penggunaan buku, kertas, tinta dan alat tulis lainnya untuk penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi.
ANALISIS KENDALI
Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan dapat diperbaiki.
ANALISIS EFISIENSI
Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukannya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemrosesan secara berlebih, dan usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.
Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Keberadaan komputer yang ada hanya digunakan untuk proses pengetikan dokumen dan pembuatan laporan, sedangkan untuk proses yang berkaitan dengan pencarian data anggota dan mengolah data sirkulasi masih menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal seperti ini tentunya menyebabkan lambatnya penyampaian informasi.
ANALISIS PELAYANAN
Dalam suatu bagian perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan tujuan utama. Pada perpustakaan Sekolah Toan Hwa pelayanan kepada anggota khususnya dalam proses peminjaman dan pengembalian sudah cukup baik, tetapi masih terdapat kekurangan yaitu masih kurang cepat dan akurat. Dalam pelayanan pencarian data buku, peminjaman, pengembalian buku membutuhkan waktu yang lama dengan data yang bertumpuk. Pelayanan pencarian informasi laporan mambutuhkan waktu yang lambat dalam menyajikan informasi.
Comments
Post a Comment